(최적화) 채용 프로세스 개선
📝작성 배경
25.04.16 에 재직중인 회사의 백엔드 채용 공고가 오픈 되었다. 이번 채용 공고는 경력 무관으로 진행하게 되었다. 경력 무관으로 열게된 이유에는 여러 이유가 있었는데 회사 및 팀 특성 상 주니어 개발자를 채용하는걸 좋아하기도 했고, 3년차 이상으로 모집 해도 결국 1~3 년 차 분들도 지원을 할것이라 생각했기 때문이다. 어려운 시장 상황에서 많은 분들께 기회를 주고 싶었던
개인적인 바람도 있었다.
이러한 이유로 백엔드 지원자가 매우 많을것으로 예상되어 이번 채용 에서는 기존에 회사에서 진행하던 채용 전형 과는 다른 방식으로 진행하게 되었다.
기존에는 서류검토 -> 1차면접 -> 2차면접 … 이런식이 였다면, 이번에는 서류+사전과제 -> 코딩 테스트 -> 1차 면접 -> 2차 면접 이런식으로 변경하여 진행하게 되었다.
지원자가 매우 많아 모든 서류를 검토하는데 어려움이 있을것으로 예상되어 지원자 모든 분들께 사전 과제 테스트 진행 기회를 드리고, 과제 통과 이후 이력서 검토가 시작되게 된다. 이 글을 작성하게 된 이유가 바로 여기서 발생하게 된다.
👓선 3줄 요약
- 회사의 백엔드 채용 공고에 예상을 초과한 지원자가 몰려, 사전과제 테스트 안내 과정에서 시간 소모가 큰 문제가 발생했다.
- Google Form, Apps Script, AWS 서비스(API Gateway, Lambda, S3, SES)를 활용하여 접속 정보 생성 및 이메일 발송 과정을 자동화했다.
- 자동화를 통해 백엔드 엔지니어의 추가 작업이 불필요해졌고, 인사 담당자의 업무 처리 시간도 대폭 감소하여 투자 대비 높은 효율을 얻었다.
🚑문제 발생
너무 많은 지원자
생각했던것 보다 그 이상으로 지원자가 몰리게 되었다. 채용을 오픈하고 채 24시간이 되기 전에 지원자수가 3자리를
넘겨버렸다. 예상을 아예 못했던건 아니지만, 단시간에 이렇게 많은 지원자가 지원을 하게 될줄은 몰랐다.
사전과제 테스트 안내
단시간에 너무 많은 인원의 지원자가 몰리다 보니 사전과제 테스트를 안내하는데 있어 시간 소요가 너무 많이 되는
문제점이 발생했다.
개선 전 사전과제 테스트 안내 프로세스
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1. 지원자 서류 제출
2. 서류 등록 (인사 담당자)
3. 지원자별 접속 정보 파일 생성 (백엔드 엔지니어)
4. 지원자별 접속 정보 파일 전달 (백엔드 엔지니어)
5. 지원자별 메일을 통한 사전과제 테스트 안내 (인사 담당자)
...
이런식으로 진행되는데 2번부터 5번까지의 사전과제 테스트 안내에서 많은 시간이 소요되었다. 현재 진행중인 과제 특성 상
개별로 안내해야하는 부분이 있어 한명씩 안내 메일을 보내야하는데 여기에 첨부해야하는 첨부 파일을 만드는 작업과 메일을
하나씩 전송하는 작성에서 시간이 너무 많이 소요되는 것이었다.
여기서 말하는 첨부파일은 Public Cloud 접속 정보가 담겨 있는 .json 파일과 안내 .pdf 파일 이렇게 두 개의 파일인데 지원자 별로 접속 정보 파일을 생성하고, 메일 전송을 위해 인사 담당자님께 전달 드리는 과정이 실수가 발생할 수도 있고,
시간이 많이 소요되기도 했다.
(인사담당자 분께서 메일을 전송하는 작업이 시간이 너무 많이 들고, 매우 힘들다고 하셨던..)
접속 정보를 생성하는 스크립트를 작성하여 생성하는데는 시간이 많이 소요되지 않았지만, 전달 드리고 그걸 다시 지원자에게 메일을 전송하는 과정에서 시간이 많이 소요되었다. 많은 지원자에게 하나씩 메일을 전송하다 보면 실수가 발생할 수 있는 부분이기도 했다.
💊문제의 해결
채용 오픈 첫날 사전과제 테스트 안내에 너무 많은 시간이 소요되는걸 확인했고 해당 문제를 개선하기 위한 작업을 바로 시작했다.
프로세스 자동화
앞서 말한 사전과제 테스트 안내 프로세스에서 3~5 번 작업을 자동화하기 위한 작업을 진행했다.
개선 후 사전과제 테스트 안내 프로세스
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1. 지원자 서류 제출
2. 서류 등록 (인사 담당자)
3. 사전과제 테스트 신청을 위한 안내 메일 전송 (인사 담당자)
4. 사전과제 테스트 신청 (지원자)
5. 지원자별 접속 정보 파일 생성 (자동화)
6. 지원자별 메일을 통한 사전과제 테스트 안내 (자동화)
...
지원자별 접속정보를 만들고, 메일을 전송 하던 방식에서 서류 등록이 끝난 지원자분들께 일괄적으로 사전과제 테스트 신청을 위한 안내 메일을 전송하고, 해당 메일에 적혀 있는 방식대로 신청을 하게되면 자동화된 프로세스로 접속 정보 파일을 생성하고, 안내 메일까지 전송하도록 개선하였다.
(개선 작업 진행 후, 인사담당자분께 안내 프로세스 변경 사항을 전달드렸을때 엄청 기뻐 하셨던 모습을 보고 매우 뿌듯했다.)
자동화 방법
자동화에 사용된 기술은 매우 간단한 기술들이었다..
- Google Form
- Google Sheets
- Google Apps Script
- AWS API Gateway
- AWS Lambda
- AWS S3
- AWS SES
위 7가지 기술을 활용하여 자동화를 진행했는데,
지원자분이 Google Form 을 통해 사전과제 신청을 하게 되면, Google Sheets 에 기록되게 되고, 해당 기록을 트리거 하여 Google Apps Script 가 AWS API Gateway 로 API 요청 전송, AWS API Gateway 가 해당 URL 에 연결 되어 있는 AWS Lambda 호출 AWS Lambda 에서 접속 정보 생성 및 저장, 생성된 접속 정보 파일 과 S3 에 저장되어 있는
안내 pdf 파일을 가지고 와서 두개의 첨부파일을 갖는 사전과제 테스트 안내 메일을 AWS SES 를 통해 발송하게 되는 흐름이다.
글로 쭉 작성하니 눈에 잘 안들어 올수 있는데 그림으로 표현하면 이와 같다.
자동화 이후
자동화하기 전에는 지원자가 들어오면 인사 담당자분 뿐만 아니라 백엔드 엔지니어도 접속 정보 파일 때문에 작업 시간 일부를 사용했어야 했는데, 자동화 이후로는 백엔드 엔지니어가 별도로 작업할 필요가 없어져 시간을 소모하지 않아도 되도록 변경되었다. 인사 담당자분 또한 서류 등록부터 메일 발송까지 소요 되던 시간이 측정할 수 없을 정도로 매우 많이 줄어들었다고 말씀해 주셨다.
💡마무리
자동화 과정에 하루 정도 작업 시간이 사용되었지만, 지금까지도 들어오고 있는 지원자 수를 봤을때 하루를 투자해 그 이상의 시간을 번 것 같아 매우 보람차고 만족스러운 개선 작업이었다.
세부 구형 사항, 자동화 이후 발생한 이슈, 고려사항 등에 대한 세부 내용은 해당 채용 프로세스 종료 후 다른 포스팅에서 추가적으로 다룰 예정이다.